没写过英文Email?不怕，看这篇
我们在申请国外大学时多多少少会遇到需要发送Email给大学，请求协助或者请求信息等情况。很多学弟学妹可能从来都没撰写过英文Email，有的不知道英文Email格式；有的写的正文内容分段都没有，看着很难受；有的写了半天，表达不到重点。
总的来说写英文Email给大学的相关部门或老师时，格式和语气都非常重要，要简单明了，重点突出且有礼貌。
下面是英文Email格式注意事项：
Subject (主题行)
简洁明了，直接表明Email的目的。
例如：Inquiry Regarding MSc International Business and Management Application
Greeting (问候语)：
如果你知道收件人的名字，可以使用：Dear Professor [lbk]Last Name[rbk] / Mr. [lbk]Last Name[rbk] / Ms. [lbk]Last Name[rbk]。
如果不确定具体是谁，通用的问候语是：Dear Sir/Madam。
Opening Sentence (开场语)：
确认身份并简要说明写信的目的。
例如：I hope this message finds you well. My name is XXX, and I am an applicant for the MSc International Business and Management program at the University of Suffolk.
Body (正文)：
详细说明你的问题或疑惑。必要时进行分段表达，简洁明了，甚至突出显示部分内容（改变字体，字体颜色等）。
例如：I have a few questions regarding the application process... 或者 I would like to seek clarification on...
Closing (结束语)：
表示期待回复，并礼貌结尾。
例如：I look forward to your response. 或 Thank you for your time and assistance.
结束语可以用：Best regards, 或者 Sincerely,。
Signature (结尾签名)：
署上全名。
其他注意事项：
语气要礼貌正式：避免过于随意，表达应简洁且直接，不要太啰嗦。
检查语法和拼写：在发送前仔细检查Email的拼写和语法错误！！！
使用清晰的语法和句式：避免使用复杂、冗长的句子。保持简单的句式，有助于对方快速理解你的问题。如果有多个问题，建议使用编号或分段列出，以免造成阅读混乱。
避免缩写和口语化表达：尽量避免使用过多的缩写形式或口语化表达，例如 “I’m,” “can’t”，“ASAP”等。正式Email中应使用完整的单词和表达。
Email主题重要性：主题行应当简洁且直接与Email内容相关。
避免过度频繁的跟进：如果没有收到回复，耐心等待一下，要礼貌跟进，不要一隔几个小时就继续问，这是Email轰炸。
附加信息或文档：如果需要附加文档，如成绩单或其他资料，记得在内容中说：“I have attached my transcript for your reference.”且确保附件的准确性。
选择国外常用的Outlook或者Gmail进行发件。凡是前面一大堆数字的Email地址都很容易被对方屏蔽或者放进垃圾箱。
如果你在使用翻译器，请确保整个Email内容字体大小，字号的一致性，复制的内容可能会有不同的字体格式。
如果对方效率不高或者回复不及时，可以在跟进时明确期待回复时间：“I would appreciate it if you could provide this information before [lbk]specific date[rbk] as it would help me complete my application on time.” 当然，要有礼貌，不要是催促的语气，可以试着这样写：“I understand that you might have a busy schedule, but I would greatly appreciate your response at your earliest convenience.”
#马来西亚留学#
如果内容很复杂，可以使用Chatgpt帮助优化Email 内容。
我们在申请国外大学时多多少少会遇到需要发送Email给大学，请求协助或者请求信息等情况。很多学弟学妹可能从来都没撰写过英文Email，有的不知道英文Email格式；有的写的正文内容分段都没有，看着很难受；有的写了半天，表达不到重点。
总的来说写英文Email给大学的相关部门或老师时，格式和语气都非常重要，要简单明了，重点突出且有礼貌。
下面是英文Email格式注意事项：
Subject (主题行)
简洁明了，直接表明Email的目的。
例如：Inquiry Regarding MSc International Business and Management Application
Greeting (问候语)：
如果你知道收件人的名字，可以使用：Dear Professor [lbk]Last Name[rbk] / Mr. [lbk]Last Name[rbk] / Ms. [lbk]Last Name[rbk]。
如果不确定具体是谁，通用的问候语是：Dear Sir/Madam。
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例如：I hope this message finds you well. My name is XXX, and I am an applicant for the MSc International Business and Management program at the University of Suffolk.
Body (正文)：
详细说明你的问题或疑惑。必要时进行分段表达，简洁明了，甚至突出显示部分内容（改变字体，字体颜色等）。
例如：I have a few questions regarding the application process... 或者 I would like to seek clarification on...
Closing (结束语)：
表示期待回复，并礼貌结尾。
例如：I look forward to your response. 或 Thank you for your time and assistance.
结束语可以用：Best regards, 或者 Sincerely,。
Signature (结尾签名)：
署上全名。
其他注意事项：
语气要礼貌正式：避免过于随意，表达应简洁且直接，不要太啰嗦。
检查语法和拼写：在发送前仔细检查Email的拼写和语法错误！！！
使用清晰的语法和句式：避免使用复杂、冗长的句子。保持简单的句式，有助于对方快速理解你的问题。如果有多个问题，建议使用编号或分段列出，以免造成阅读混乱。
避免缩写和口语化表达：尽量避免使用过多的缩写形式或口语化表达，例如 “I’m,” “can’t”，“ASAP”等。正式Email中应使用完整的单词和表达。
Email主题重要性：主题行应当简洁且直接与Email内容相关。
避免过度频繁的跟进：如果没有收到回复，耐心等待一下，要礼貌跟进，不要一隔几个小时就继续问，这是Email轰炸。
附加信息或文档：如果需要附加文档，如成绩单或其他资料，记得在内容中说：“I have attached my transcript for your reference.”且确保附件的准确性。
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如果对方效率不高或者回复不及时，可以在跟进时明确期待回复时间：“I would appreciate it if you could provide this information before [lbk]specific date[rbk] as it would help me complete my application on time.” 当然，要有礼貌，不要是催促的语气，可以试着这样写：“I understand that you might have a busy schedule, but I would greatly appreciate your response at your earliest convenience.”
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